LA COMUNICAZIONE INFORMATICA   Il controllo informatizzato dello studio. Il problema fondamentale dell'informatizzazione: l'alfabetizzazione digitale. Come introduzione possiamo dire che, a rigore, quando parliamo di strumentazione comunicazionale, ci dovremmo riferire ad una amplissima serie di strumenti che oggi si ritengono indispensabili per trasmettere informazioni all'interno ed all'esterno dello studio. Più specificamente noi ci riferiremo, in questa sede, solo all'informatica intesa come computer, con la vasta serie di suoi accessori, periferiche e derivazioni varie, che hanno facilitato ed ampliato enormemente il modo di comunicare. Per trattare in modo completamente esauriente questo capitolo occorrono testi ad hoc, in parte sul mercato, cui noi rimandiamo. Qui ci limiteremo a trattare il tema secondo un'ottica molto pratica, che parta da presupposti strettamente odontoiatrici, soprattutto riferiti, come sempre, ad uno studio monoprofessionale. A nostro parere quasi tutta la problematica relativa all'informatizzazione dello studio è legata alla adeguata preparazione (alfabetizzazione digitale) delle risorse umane (dentista e personale ausiliario), che dovranno gestire questa innovazione. E' per tale ragione che il nostro approccio d'apertura riguarda, anzitutto, una panoramica d'assieme sulle definizioni e sulle figure che partecipano a questa piccola rivoluzione. Definizioni. Come personale ausiliario (PA) del dentista intendiamo una segretaria, un'assistente alla poltrona, un'igienista, un odontotecnico. Ovviamente non ha importanza se queste figure sono tutte presenti, o meno, in uno studio: ciò che importa è che vengano chiaramente identificati il loro ruolo e la loro funzione. Per informatica intendiamo l'assieme di strumenti, programmi, metodologie che permettono di raccogliere, elaborare, trasmettere le informazioni, mediante tecniche particolari, riassuntivamente denominate elettronico-digitali. Lo strumento fondamentale di questo processo innovativo è il computer, per cui, spesso, si parla anche di computerizzazione dello studio. Quale tipo di informatica dobbiamo impostare per i nostri studi? Per rispondere a questa domanda in modo esauriente si devono tener presenti due concetti fondamentali ed interdipendenti: in primo luogo il sistema informatico deve essere in rete; secondariamente la gestione di tutte le comunicazioni retinformatiche può/deve essere decentralizzata. Decentralizzare significa che tutti, possono effettuare direttamente procedure operative informatiche (POI); che tutti, in qualunque computer della rete, possono controllare se e come sono state effettuate da altri delle POI. I vantaggi essenziali della retinformazione decentralizzata, elemento nodale e qualificante di un efficiente sistema di informatizzazione, si possono condensare in questi punti: *accelerazione delle procedure operative informazionali (POI), *distribuzione del lavoro tra il PA, *rapporto diretto ed immediato tra paziente-squadra-paziente, *capillarizzazione automatica ed immediata delle informazioni, *stampa immediata delle documentazioni. I problemi pratici che emergono in modo più consistente, quando si inizi un programma di informatizzazione con gli obiettivi citati, sono due. Con priorità assoluta s'impone la fase di addestramento e di coordinamento delle risorse umane (RU), seguita, in immediata successione, dalla scelta, impostazione e realizzazione delle risorse strumentali (RS). Prima di ogni altra decisione, tuttavia, ci sembra sia indispensabile porsi una domanda fondamentale, che esige immediata risposta: a cosa servira' tutto questo? E' evidente, infatti, che in qualunque fase della vita professionale si immagini di imbarcarsi in una operazione così complessa, il punto-chiave è il perché lo si debba fare. Quasi tutti coloro cui si propone l'informatizzazione, infatti, si chiedono perché non possano continuare a procedere con metodi tradizionali, cioè "cartacei". La nostra opinione è che vi siano almeno sei buoni motivi per affrontare questa sfida professionale. Li elenchiamo senza pretesa di essere esaustivi e senza stabilire uno schema gerarchico tra i punti citati. 1. In primo luogo perché si può perfezionare e sveltire tutto l'assieme di necessità comunicazionali, sempre più estese, che quotidianamente incombono sul nostro lavoro (pazienti, assicurazioni, adempimenti fiscali, legali, collegiali, associazionistici,etc.); 2. secondariamente per analizzare in modo adeguato la nostra gestione economica, progressivamente più complicata dalla riduzione inesorabile dei margini di profitto: l'aiuto che in questo campo può dare l'informatica è assoluto; 3. in terzo luogo perché adesso, finalmente, si è realizzato un buon punto d'incontro fra i costi di avviamento e di gestione del processo informatico ed i vantaggi che esso può offrire. L'informatica, lo ricordiamo, è l'unica area del mercato in cui i prezzi siano in continua ed inarrestabile discesa, almeno per la parte riguardante hardware e software; 4. quarto motivo: l'introduzione dell'informatica, correttamente impostata e realizzata, propone e stimola una generale atmosfera di innovazione e di professionalità in tutto lo studio. Il personale ausiliario ne viene coinvolto ed entusiasmato, specie se l'operazione viene "lanciata" come una sfida alla squadra, con un obiettivo da raggiungere tutti insieme, per un miglioramento globale offerto a tutti; 5. quinto: l'immagine di tutto lo studio viene esaltata e proiettata in una dimensione di modernità. Viceversa lo studio non ancora informatizzato può venire ad esprimere, spesso del tutto erroneamente, un'immagine di arretratezza. Ciò può verificarsi in forza delle cosiddette valutazioni analogiche di qualità percepita, spesso le più utilizzate dal paziente; 6. per ultimo ci sembra di dover sottolineare un aspetto quasi insopprimibile della decisione da prendere: l'avanzata dell'informatica è definitiva, inarrestabile e la sua accettazione, pertanto, irrinunciabile. Una professione costantemente all'avanguardia, come quella odontoiatrica, non può sottrarsi alla responsabilità di dover assimilare principi ed operatività ormai intimamente mescolati a tutto il progresso umano. Gestione delle risorse umane. Analizzando ora in dettaglio quello che riteniamo il problema fondamentale della informatizzazione dello studio dentistico, dobbiamo parlare della cosiddetta alfabetizzazione totale digitale (ALTODI). Con questo termine intendiamo la conoscenza delle tecniche computeristiche (sia pure le più semplici) che tutti i componenti dello studio debbono acquisire (e mantenere...). A questo proposito siamo soliti porre domande-metafora, che suonano pressapoco così: "Cosa ne direste se, nel vostro studio, ognuno parlasse una lingua diversa, senza conoscere quella di nessun'altro?" Oppure: "Come potrebbe lavorare uno studio in cui il dentista fosse sordo, la segretaria muta, un' assistente analfabeta e l'igienista non sapesse far di conto"? Domande evidentemente assurde, ma volte a sottolineare la necessità che la nuova alfabetizzazione informatica deve essere patrimonio di tutti i componenti dello studio. Conclusione: per lo scambio continuo di informazioni è indispensabile che tutti possiedano lo stesso tipo e lo stesso grado di efficienza comunicazionale, disinvoltamente rutinizzata. Suggerimenti per impostare e realizzare l'ALTODI. A costo di apparire noiosi, ripetiamo che il vero problema è L'ALTODI, non l'hardware, il software o il nuovo layout. Per realizzare questa alfabetizzazione capillare occorre partire almeno 10-12 mesi prima delle modifiche del layout dello studio e della strutturazione fisica della rete. Ciò verrà realizzato, inizialmente, mediante un corso-base di 2-4 ore settimanali, da parte di un consulente informatico, presenti tutti i componenti della squadra, in orari comodi, preferibilmente di studio. Scopo del corso sarà quello di far apprendere gli elementi fondamentali per l'uso del computer e per le finalità informatiche del dentale. Alludiamo, sempre che queste nozioni non siano già note, a pratiche elementari, come accendere il computer, familiarizzarsi con la tastiera, riconoscere le icone ed il loro scopo, saper passare da un programma ad un altro, imparare ad usare il mouse e la stampante, comprendere ed avvicinarsi al concetto di rete, ovviare ai più semplici e frequenti inciampi,etc..Si dovrà poi, sempre tutti insieme, esercitarsi e sveltirsi su tutto questo. Come sede del corso l'ideale è che questo avvenga in un centro apposito, il più possibile vicino allo studio. Infatti nello studio medesimo tale corso non sarà possibile, perché non dimentichiamoci che, in questa fase del progetto, il dentista non ha ancora deciso né il tipo di hardware e software né le modifiche di layout necessarie a sistemare concretamente in studio tutta la complessa rete informatica. La durata del corso non potrà essere minore di 20-40 ore iniziali più una serie di indispensabili incontri successivi, da realizzare lungo l'arco di 4-6 mesi, per puntualizzazioni, approfondimenti e ripassi. E' questa la sede per suggerire ai colleghi di effettuare tutta questa ampia fase di avvicinamento e preparazione mediante l'ausilio, assolutamente indispensabile, di un consulente informatico, che collabori con noi a tempo pieno, oppure part-time con opzione preferenziale per le nostre esigenze. I problemi che insorgono, infatti, durante gli approcci che abbiamo descritto, sono infiniti, ed il semplice contratto, per la didattica, con un Centro anonimo, profano rispetto ai problemi di uno studio dentistico, si rivelerà certamente deludente, oltrechè più dispendioso del previsto. Suggerimenti per esercitare e mantenere L'ALTODI. L'alfabetizzazione digitale, una volta impostata, è paragonabile alla consueta alfabetizzazione che ci consente di leggere e scrivere qualunque testo. Se non la si applica di continuo può farci regredire con una progressiva obsolescenza delle nostre capacità applicative, fino a condurci al cosiddetto analfabetismo di ritorno, purtroppo assai diffuso nel nostro Paese. Per non esporsi a questo rischio è indispensabile ricorrere a vari espedienti, specie nella fase di transizione tra la conclusione dei corsi e la instaurazione del sistema informatico nello studio. Si dovranno, per esempio, utilizzare tutti i momenti liberi per impratichirsi mediante videogiochi, impostazione di un archivio per libri e riviste, trascrizione di dati anagrafici, clinici, contabili di pazienti registrati su cartelle tradizionali. E' comunque fondamentale ricordare che quanto si impara va continuamente utilizzato e rinfrescato, perchè senza pratica rutinaria l'ALTODI decade, giorno dopo giorno, fino ad estinguersi. A questo riguardo è doveroso sottolineare come si deve tener conto in modo assai limitato dell'aiuto che può venir fornito dai manuali di istruzione. Questi volumi, sovente di aspetto decisamente imponente, di regola non sono fatti con grande esperienza didattico-applicativa e servono, per quanto possa apparire paradossale, solo alle persone che hanno già una pratica avanzata e professionale del computer e dei vari programmi che "girano" in esso. Deve essere ben chiaro, invece, che nessun componente dello studio deve andare al di là della competenza specificamente attinente al rapporto informatica-odontoiatria. Ogni super competenza, sia pur desiderabile, deve essere inquadrata in una valenza hobbistica e non legata a quanto (e nulla più) il computer deve darci per il nostro lavoro. Ergonomatica Impostazione e realizzazione delle risorse strumentali. Come vedremo in dettaglio più avanti, questa fase si deve realizzare con un accurato progetto integrato, di strutturazione architettonico-informatica dello studio, che tenga conto dei seguenti elementi fondamentali: 1.scelta dell'HW, dedicata sito per sito;    *tipo e sede del server ( o similare)    ** tipo di rete 2. impostazione o modifica del layout, delle alimentazioni e degli arredi in funzione delle scelte al punto 1, con particolari esigenze tecnico-estetico-ergonomiche relative    *alla segreteria    **alle sale operatorie    ***alla sala d'attesa (informatizzarla?)    ****al tele-rapporto con il laboratorio (informatizzarlo?) 3.scelta dei programmi, dedicati alle POI che si vogliono espletare. Il PA e le procedure operative informatiche (POI). Le POI da compiere sono quelle che il PA ha sempre effettuato. La differenza fondamentale, impostando un sistema RETINFORM, consiste solo in questi due punti: che si lavora con la tastiera del computer invece che con carta e penna; che tutti possono/devono essere in grado di fare qualunque POI. E' qui il caso di ribadire una mia inveterata opinione: che, cioè, il PA dovrà effettuare solo POI di tipo extra- o para-clinico. Non dovrà, pertanto, occuparsi di POI cliniche, come anamnesi, esame obiettivo, diagnosi, prognosi, stato avanzamento cure, né della raccolta e/o di elaborazioni clinico-diagnostiche, relative a varie specialità (Rx,esami di tracciati varii, esami parodontali, interpretazioni implantologiche, etc.). Saranno, invece, di specifica competenza del PA, ad esempio, le registrazioni anagrafiche di base, la gestione della cartella contabile, l'elaborazione-gestione preventivi, le fatturazioni e le ricevute, la raccolta, archiviazione, elaborazione topografica ed il reperimento delle immagini, la presentazione tempestiva (con reperimenti occasionali estemporanei) della cartella clinica completa, la gestione degli appuntamenti, la gestione magazzino, il controllo e la gestione globale delle uscite, le comunicazioni con il laboratorio e via elencando. L'elenco è incompleto, fortemente impreciso e sbilanciato perchè con un sistema RETINFORM moltissime singole PO si integrano automaticamente tra loro, per cui la classificazione tradizionale, riferita al cartaceo, è inadeguata. Ci sembra questa la sede opportuna per sottolineare un' esigenza troppo spesso trascurata quando si vuole proporre un programma di gestione. In linea generale i programmi sul mercato, pur essendo tutti più o meno sofisticati, hanno una propria impostazione concettuale ed un proprio iter operativo. Praticamente sempre questa "filosofia" che sottende e sostanzia il programma prescinde completamente dalla "filosofia" con la quale, magari per anni, nello studio si era condotta la gestione cartacea. La conseguenza è presto descritta: a tutta la serie di sconvolgimenti che comporta l'introduzione dell'informatizzazione si unisce, in modo talora drammatico, il diverso modo "filosofico" di gestire la pratica professionale. Questo, assai sovente, è un elemento fortemente penalizzante per la scorrevole iniziazione del PA e della routine gestionale dello studio. Le procedure operative di prevenzione. L'igienista, evidentemente, costituisce un caso particolare, perché dovrà, per suo specifico compito, svolgere funzioni cliniche e didattiche, sovrapponibili, per alcuni particolari, a quelle del dentista. A tale scopo la sua competenza, nell'uso del computer, si dovrà svolgere lungo tre assi principali: POI di tipo extraclinico, come tutte le colleghe; POI di tipo clinico e paraclinico di supporto al lavoro del dentista; POI di specifica competenza informatico-didattica, tipicamente costituite dall'uso della videocamera e di tutta la relativa gestione delle immagini. Data l'importanza specifica che riveste questo particolare campo dell'informatica, rimandiamo lo studio di esso al capitolo in cui trattiamo della videocamera e della gestione delle immagini nel moderno studio odontoiatrico.